Persónuverndarstefna Maskínu rannsókna

13. september 2018

  1. ALMENN ÁKVÆÐI

Einn hornsteinn í starfsemi Maskínu rannsókna (Maskína) er persónuvernd. Stefna Maskínu í persónuvernd tekur til allra þátta starfseminnar hvort sem um er að ræða kaupendur rannsókna eða svarendur rannsókna, og óháð því með hvaða hætti svara er aflað. Um er að ræða vörslu, skráningu og vinnslu persónuupplýsinga.

  1. LÖGGJÖFIN

Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sem og viðkomandi hluta reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/79 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga.  

  1. ÁBYRGÐ

Maskína ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og vinnslu þeirra sem fer fram í starfsemi félagsins. Maskína er ábyrgðaraðili vinnslu í skilningi persónuverndarlaga, oft vinnsluaðili, t.d. við framkvæmd kannana fyrir hönd viðskiptavina og í sumum tilvikum sameiginlegur ábyrgðaraðili með öðrum.

Þeir aðilar sem Maskína myndi í einhverjum tilvikum miðla upplýsingum til, sbr. 5. kafla þessar stefnu, eru sjálfstæðir ábyrgðaraðilar þegar kemur að vinnslu upplýsinga á þeirra vegum. Þeir bera sjálfstæða ábyrgð á því að fara eftir persónuverndarlöggjöf varðandi meðferð þeirra á gögnum. Undir venjulegum kringumstæðum miðlar Maskína aldrei gögnum til þriðja aðila.

Öllum er heimilt að hafa samband við Maskínu, t.d. í síma 578 0125,  eða á netfangið maskína@maskina.is vilji þeir fá frekari upplýsingar eða hafa spurningar um persónuvernd.

  1. VINNSLA OG SÖFNUN PERSÓNUVERNDARUPPLÝSINGA

Maskína vinnur eftir ítrustu kröfum um persónuvernd og leggur áherslu á trúnað og öryggi í meðferð persónuupplýsinga. Maskína er aðili að ESOMAR, alþjóðasamtökum markaðs- og viðhorfsrannsóknafyrirtækja, og starfar eftir ströngum siðareglum þeirra.

Maskína gætir þess í hvívetna að framsetning gagna sé með þeim hætti að ekki sé hægt að rekja svör eða niðurstöður til einstaklinga. Allir starfsmenn Maskínu skrifa undir trúnaðareið um að allar upplýsingar sem þeir fá um svarendur og kaupendur rannsókna séu trúnaðarmál.

Í tengslum við einstaka verk gæti Maskína haft eftirfarandi upplýsingar um einstaklinga:

  • Nafn, kennitölu, heimilisfang, kyn, þjóðerni og símanúmer. Þessar upplýsingar hefur Maskína til þess að öllum gefist kostur á að taka þátt í könnunum á vegum fyrirtækisins.
  • Nafn, símanúmer og netfang þannig að hægt sé svara fyrirspurningum frá einstaklingum.
  • Til að geta stýrt álagi á einstaka svarendur heldur Maskína utanum þátttöku einstaklinga í svokölluðum þjóðhópi (e. panel), en fjölmargar markaðs- og viðhorfskannanir eru gerðar meðal þessa hóps.
  • Nafn forsvarsmanns fyrirtækis og netfang hans og umfang og eðli viðskipta til að geta sinnt skyldu gagnvart bókhaldslögum og vegna gæðaeftirlits.

Í öllum tilvikum er söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggð á samþykki viðkomandi og er honum alltaf heimilt að afturkalla það samþykki.

Hjá Maskínu eru svör í könnunum aldrei rekjanleg til einstaklinga. Maskína heitir því að vinnsla persónuupplýsinga sé sanngjörn, lögleg og gagnsæ.

  1. MIÐLUN PERSÓNUUPPLÝSINGA

Við látum aldrei þriðja aðila í té upplýsingar um einstaklinga nema fyrir liggi samþykki frá þeim einstaklingi. Verið gæti að persónuupplýsingum væri miðlað til vinnsluaðila sem er þjónustuveitandi, verktaki okkar eða umboðsmaður í þeim tilgangi að ljúka við verkefni. Við afhendum vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir þá í ofangreindum tilgangi og þá eru gerðir sérstakir samningar við þá aðila þar sem þeir eru skyldaðir til að halda upplýsingum um þá öruggum og einungis til notkunar í þessum tilgangi.

  1. VARÐVEISLA UPPLÝSINGA

Maskína vistar ekki persónugreinanlegar upplýsingar um einstaklinga með svörum viðkomandi. Persónugreinanlegum upplýsingum í úrtaksskrám er eytt 30-60 dögum frá afhendingu skýrslu um niðurstöður rannsóknar, en eyðing persónugreinanlegra upplýsinga markar lok rannsóknar.

  1. RÉTTINDI SVARENDA

Maskína tryggir að svarendur fáir upplýsingar um þær persónuupplýsingar sem eru til um viðkomandi hjá Maskínu ef eftir því er leitað með skriflegum hætti á maskina@maskina.is. Þetta eru m.a. um hvaða upplýsingar eru til um viðkomandi, hvernig þær eru unnar, hvort þær séu uppfærðar og leiðréttar, hvort og hvenær þeim er eytt.

Slík beiðni verður unnin og upplýsingarnar afhentar innan hæfilegs tíma þó með nokkrum mögulegum takmörkunum, t.d. ef um viðskiptaleyndarmál eða hugverkarétt er að ræða.

  1. PERSÓNUVERND BARNA

Maskína gerir hvorki rannsóknir á né kannanir meðal barna yngri en 18 ára án samþykkis forráðamanns.

  1. ENDURSKOÐUN

Maskína áskilur sér rétt til að breyta og endurskoða persónuverndarstefnu þessa og mun birta hana á heimasíðu sinni.